29-08-2017 16:53
Pet 1-17-06-200-036808Behörden und Verwaltungsverfahren
Der Deutsche Bundestag hat die Petition am 13.03.2014 abschließend beraten und
beschlossen:
Das Petitionsverfahren abzuschließen, weil dem Anliegen teilweise entsprochen
worden ist.
Begründung
Mit der Petition wird gefordert, dass E-Mail-Postfächer von Mitarbeitern in Ämtern
und Behörden auch im Krankheitsfall und bei Urlaub geleert werden müssen.
Zur Begründung des Anliegens wird im Wesentlichen vorgetragen, Bürgerinnen und
Bürgern würden Fristversäumnisse und letztlich der Verlust von Ansprüchen drohen,
wenn ihre elektronische Post nach Eingang in der Behörde wegen unklarer
Abwesenheits- und Vertretungsregeln nicht bearbeitet werde. Es müsse
gewährleistet werden, dass bei Abwesenheit von Kollegen und Mitarbeitern nicht nur
Telefonate entgegengenommen und die Post beantwortet würden, sondern auch
E-Mails.
Hinsichtlich der weiteren Einzelheiten zu dem Vorbringen wird auf die eingereichten
Unterlagen verwiesen.
Die Eingabe wurde auf der Internetseite des Deutschen Bundestages veröffentlicht.
Dazu liegen 471 Mitzeichnungen und 89 Diskussionsbeiträge vor. Der
Petitionsausschuss bittet um Verständnis, dass nicht auf jeden einzelnen
Gesichtspunkt eingegangen werden kann.
Der Petitionsausschuss hat der Bundesregierung Gelegenheit gegeben, ihre Ansicht
zu der Eingabe darzulegen. Das Ergebnis der parlamentarischen Prüfung lässt sich
unter Einbeziehung der seitens der Bundesregierung angeführten Aspekte wie folgt
zusammenfassen:
Der Petitionsausschuss stellt fest, dass elektronische Kommunikation in der
Bundesverwaltung soweit möglich genutzt werden soll und wird. Es bedarf klarer
Regelungen für die Arbeitsabläufe.
Der Ausschuss weist darauf hin, dass die Bundesministerien und das
Bundeskanzleramt sich daher im Juni 2011 im Ausschuss für Organisationsfragen
auf „Empfehlungen für den behördenübergreifenden E-Mail-Verkehr" verständigt
haben. Im Kapitel „Empfang von E-Mails" wird festgelegt, dass jede Behörde die
Bearbeitung von eingehenden E-Mails auch bei Abwesenheit des adressierten
Empfängers durch organisatorische oder technische Maßnahmen behördenintern
sicherzustellen hat. Hierzu sollen verschiedene Vorkehrungen getroffen werden:
Um auch bei Abwesenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Bearbeitung der
an sie gerichteten Eingänge sicherzustellen, sollen statt personengebundener
E-Mail-Adressen organisationsbezogene E-Mail-Postfächer verwendet werden.
Wenn es keine organisationsbezogenen elektronischen Postfächer gibt, sollen bei
Abwesenheit des Empfängers entweder die E-Mails automatisch an die Vertreterin
oder den Vertreter weitergeleitet werden oder der Empfänger seiner Vertretung
Zugriff auf sein bzw. ihr Postfach einräumen.
Eine zusätzliche Information an die Einsenderin bzw. den Einsender mittels einer
automatischen Abwesenheitsbenachrichtigung ist unter Beachtung der
Sicherheitsinteressen, insbesondere des Schutzes vor Ausspähung interner
Behördenstruktur, fakultativ. Für die Fälle längerfristiger Abwesenheiten soll eine
Deaktivierung des personenbezogenen Postfachs geprüft werden.
Darüber hinaus sollen die Bundesministerien sicherstellen, dass die ihnen
nachgeordneten Behörden ihren elektronischen Schriftverkehr ebenfalls an diesen
Empfehlungen ausrichten. Die Empfehlungen sind insoweit an die gesamte
Bundesverwaltung adressiert.
Das Petitum zielt auf Ämter und Behörden generell. Bürgerkontakt haben
insbesondere auch Kommunalbehörden. Eine Aussage zur dortigen Praxis ist dem
Petitionsausschuss jedoch nicht möglich, da Länder und Kommunen im Hinblick auf
den föderalen Staatsaufbau die Kommunikation ihrer Ämter und Behörden mit
Bürgerinnen und Bürgern sowie untereinander eigenverantwortlich organisieren.
Insoweit besteht keine Zuständigkeit des Petitionsausschusses des Deutschen
Bundestages.
Nicht geleerte persönliche Posteingänge in der Verwaltung kann die Einsenderin
bzw. der Einsender jedoch generell am wirkungsvollsten vermeiden, wenn für die
dienstliche Kommunikation ausschließlich organisationsbezogene Postfächer genutzt
werden. Falls unklar ist, welche Einheit innerhalb der Behörde das Anliegen
bearbeitet, oder deren Adresse unbekannt ist, sollte sich die elektronische Nachricht
an die elektronische Posteingangsstelle, die allgemeingehaltene E-Mail-Adresse der
Behörde, richten. Von dort wird sie intern an die zuständige Stelle weitergeleitet.
Vor diesem Hintergrund hält der Ausschuss die derzeit geltende Rechtslage für
sachgerecht und vermag sich nicht für eine darüber hinausgehende
Gesetzesänderung auszusprechen.
Der Petitionsausschuss empfiehlt daher, das Petitionsverfahren abzuschließen, weil
dem Anliegen teilweise entsprochen worden ist.
Begründung (PDF)