Pet 2-19-08-6102-001955 Abgabenordnung
Der Deutsche Bundestag hat die Petition am 21.02.2019 abschließend beraten und
beschlossen:
Das Petitionsverfahren abzuschließen, weil dem Anliegen nicht entsprochen werden
konnte.
Begründung
Der Petent möchte erreichen, dass die Pflicht zur E-Mail-Archivierung für
Unternehmen und Gewerbetreibende gemäß der Umsetzungsvorgabe zu den
Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung für kleine mittelständische
Unternehmen, Einzel- und Kleinunternehmen aufgehoben wird.
Zur Begründung wird ausgeführt, im Falle von Prüfungen müssten Unternehmen teils
sehr persönliche Kundeninformationen zugänglich machen, die das
Vertrauensverhältnis zwischen Dienstleistern und ihren Kunden verletzen würden
und ggf. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse gefährden würden. Auch stünde der
zusätzliche Aufwand nicht in Relation zu dem vermeintlichen Nutzen für die
Bundesrepublik Deutschland.
Auf den Inhalt der weiteren Begründung wird Bezug genommen.
Die Petition wurde auf der Internetseite des Deutschen Bundestages veröffentlicht.
Es gab 3 Diskussionsbeiträge und 31 Unterstützungen/Mitzeichnungen.
Der Petitionsausschuss hat der Bundesregierung Gelegenheit gegeben, zu der
Eingabe Stellung zu nehmen. Das Ergebnis der parlamentarischen Prüfung lässt sich
wie folgt zusammenfassen. Mit dem Schreiben des Bundesministeriums der
Finanzen (BMF) vom 14. November 2014 zu den Grundsätzen zur
ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden lediglich
die bisherigen BMF-Schreiben zu den "Grundsätzen ordnungsgemäßer
DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" und zu den "Grundsätzen zum
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GOPdU)" sowie die "Fragen
und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" zusammengefasst und
Aktualisierungen hinsichtlich der technischen Entwicklung aufgrund der
zunehmenden EDV-geführten Buchführung vorgenommen. Durch die GoBD ist
daher weder eine Änderung der materiellen Rechtslage eingetreten, noch hat sich
die Verwaltungsauffassung geändert. Neue Ordnungsmäßigkeitsanforderungen
wurden mit der GoBD ebenfalls nicht gestellt. Die gesetzlichen Regelungen zu den
Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung sind seit Jahrzehnten unverändert.
Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ändern sich nicht
dadurch, dass die Buchführung nunmehr mithilfe der modernen Technik erstellt wird.
Buchungen und Aufzeichnungen müssen in der Papierbuchhaltung wie in der
EDV-Buchhaltung nachvollziehbar/nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht,
geordnet und unveränderbar (nur protokollierte Änderungen) sein. In der GoBD
wurden lediglich die durch den technischen Fortschritt erforderlichen Maßnahmen
zur Erfüllung der GoBS konkret beschrieben.
Gemäß § 145 der Abgabenordnung (AO) muss die Buchführung so beschaffen sein,
dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen
Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen
kann. Werden Aufzeichnungen und Buchführung elektronisch vorgenommen, muss
der sachverständige Dritte neben den elektronischen Büchern und sonst
erforderlichen Aufzeichnungen auch die damit im Zusammenhang stehenden
Verfahren und Bereiche der Datenverarbeitungssysteme nachvollziehen können. Der
Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was
zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen der
aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die konkrete Ausgestaltung der
Verfahrensdokumentation ist von der Komplexität und Diversifikation der
Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten
DV-Systems abhängig. Die Aufwendungen hierfür sind betrieblich veranlasst und
daher Betriebsausgaben. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht,
dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der
Buchführung erheblich gefährdet werden. Die zur Vermeidung einer solchen
Gefährdung erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf
nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt.
Das BMF-Schreiben zu den GoBD gilt nicht erst seit 1. Januar 2017, sondern für
Veranlassungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Alle
Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzuzeichnen und
aufzubewahren, da sie dem Verständnis bei der Überprüfung der Besteuerung
dienen. Dieser Grundsatz ist nicht neu und nicht erst mit den GoBD eingeführt
worden. Der Umfang der sachlichen Aufbewahrungspflicht in § 147 Abs. 1 AO
besteht grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht. Steuerliche
Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich sowohl aus der AO als auch
aus den Einzelsteuergesetzen. Außersteuerliche Buchführungs- und
Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind auch für
das Steuerrecht zu erfüllen, § 140 AO. Außersteuerliche Buchführungs- und
Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften der
§§ 238 ff Handelsgesetzbuch (HGB) und aus den dort bezeichneten
handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Neben den
außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu
Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur
Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen
im Einzelfall von Bedeutung sind. Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch
alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten,
die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung
überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind z.B. reine Entwürfe von
Handels- und Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.
Form, Inhalt und Umfang dieser nach außersteuerlichen und steuerlichen
Rechtsnormen aufzeichnungs- und aubewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten,
Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem
Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt.
Eine abschließende Definition der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen
Aufzeichnungen und Unterlagen durch die Finanzverwaltung ist im Vorfeld für alle
Unternehmen nicht möglich, weil die betrieblichen Abläufe, die aufzeichnungs- und
aubewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie die eingesetzten
Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme in den Unternehmen zu unterschiedlich
sind.
Soweit die Petentin die Vereinbarkeit der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
mit der Datenschutzgrundverordnung anspricht, gilt Folgendes:
Das Recht auf Löschung besteht nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer
rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere handels- und
steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten. Die personenbezogenen Daten sind daher
erst zu löschen, wenn die Zwecke, für welche die Daten erhoben wurden, wieder
weggefallen sind, also keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Der Petitionsausschuss verkennt nicht, dass die Pflicht zur E-Mail-Archivierung für
gerade kleinere Unternehmen einen Aufwand bedeutet. Er sieht aber im Interesse
eines nachprüfbaren Besteuerungsverfahrens und zur Vermeidung von Missbrauch
keine Möglichkeit, von den vorgenannten Grundsätzen abzuweichen.
Angesichts des Dargelegten kann der Petitionsausschuss ein weiteres Tätigwerden
nicht in Aussicht stellen. Er empfiehlt daher, das Petitionsverfahren abzuschließen,
weil dem Anliegen nicht entsprochen werden konnte.
Begründung (PDF) 
