• Beschluss des Petitionsausschuss des Deutschen Bundestags

    at 07 Mar 2019 02:27

    Pet 2-19-08-6102-001955 Abgabenordnung

    Der Deutsche Bundestag hat die Petition am 21.02.2019 abschließend beraten und
    beschlossen:

    Das Petitionsverfahren abzuschließen, weil dem Anliegen nicht entsprochen werden
    konnte.

    Begründung

    Der Petent möchte erreichen, dass die Pflicht zur E-Mail-Archivierung für
    Unternehmen und Gewerbetreibende gemäß der Umsetzungsvorgabe zu den
    Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung für kleine mittelständische
    Unternehmen, Einzel- und Kleinunternehmen aufgehoben wird.

    Zur Begründung wird ausgeführt, im Falle von Prüfungen müssten Unternehmen teils
    sehr persönliche Kundeninformationen zugänglich machen, die das
    Vertrauensverhältnis zwischen Dienstleistern und ihren Kunden verletzen würden
    und ggf. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse gefährden würden. Auch stünde der
    zusätzliche Aufwand nicht in Relation zu dem vermeintlichen Nutzen für die
    Bundesrepublik Deutschland.

    Auf den Inhalt der weiteren Begründung wird Bezug genommen.

    Die Petition wurde auf der Internetseite des Deutschen Bundestages veröffentlicht.
    Es gab 3 Diskussionsbeiträge und 31 Unterstützungen/Mitzeichnungen.

    Der Petitionsausschuss hat der Bundesregierung Gelegenheit gegeben, zu der
    Eingabe Stellung zu nehmen. Das Ergebnis der parlamentarischen Prüfung lässt sich
    wie folgt zusammenfassen. Mit dem Schreiben des Bundesministeriums der
    Finanzen (BMF) vom 14. November 2014 zu den Grundsätzen zur
    ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
    Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden lediglich
    die bisherigen BMF-Schreiben zu den "Grundsätzen ordnungsgemäßer
    DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" und zu den "Grundsätzen zum
    Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GOPdU)" sowie die "Fragen
    und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" zusammengefasst und
    Aktualisierungen hinsichtlich der technischen Entwicklung aufgrund der
    zunehmenden EDV-geführten Buchführung vorgenommen. Durch die GoBD ist
    daher weder eine Änderung der materiellen Rechtslage eingetreten, noch hat sich
    die Verwaltungsauffassung geändert. Neue Ordnungsmäßigkeitsanforderungen
    wurden mit der GoBD ebenfalls nicht gestellt. Die gesetzlichen Regelungen zu den
    Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung sind seit Jahrzehnten unverändert.
    Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ändern sich nicht
    dadurch, dass die Buchführung nunmehr mithilfe der modernen Technik erstellt wird.
    Buchungen und Aufzeichnungen müssen in der Papierbuchhaltung wie in der
    EDV-Buchhaltung nachvollziehbar/nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht,
    geordnet und unveränderbar (nur protokollierte Änderungen) sein. In der GoBD
    wurden lediglich die durch den technischen Fortschritt erforderlichen Maßnahmen
    zur Erfüllung der GoBS konkret beschrieben.

    Gemäß § 145 der Abgabenordnung (AO) muss die Buchführung so beschaffen sein,
    dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen
    Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen
    kann. Werden Aufzeichnungen und Buchführung elektronisch vorgenommen, muss
    der sachverständige Dritte neben den elektronischen Büchern und sonst
    erforderlichen Aufzeichnungen auch die damit im Zusammenhang stehenden
    Verfahren und Bereiche der Datenverarbeitungssysteme nachvollziehen können. Der
    Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was
    zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen der
    aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die konkrete Ausgestaltung der
    Verfahrensdokumentation ist von der Komplexität und Diversifikation der
    Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten
    DV-Systems abhängig. Die Aufwendungen hierfür sind betrieblich veranlasst und
    daher Betriebsausgaben. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht,
    dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der
    Buchführung erheblich gefährdet werden. Die zur Vermeidung einer solchen
    Gefährdung erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf
    nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt.
    Das BMF-Schreiben zu den GoBD gilt nicht erst seit 1. Januar 2017, sondern für
    Veranlassungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Alle
    Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzuzeichnen und
    aufzubewahren, da sie dem Verständnis bei der Überprüfung der Besteuerung
    dienen. Dieser Grundsatz ist nicht neu und nicht erst mit den GoBD eingeführt
    worden. Der Umfang der sachlichen Aufbewahrungspflicht in § 147 Abs. 1 AO
    besteht grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht. Steuerliche
    Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich sowohl aus der AO als auch
    aus den Einzelsteuergesetzen. Außersteuerliche Buchführungs- und
    Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind auch für
    das Steuerrecht zu erfüllen, § 140 AO. Außersteuerliche Buchführungs- und
    Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften der
    §§ 238 ff Handelsgesetzbuch (HGB) und aus den dort bezeichneten
    handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Neben den
    außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu
    Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur
    Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen
    im Einzelfall von Bedeutung sind. Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch
    alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten,
    die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung
    überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind z.B. reine Entwürfe von
    Handels- und Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.
    Form, Inhalt und Umfang dieser nach außersteuerlichen und steuerlichen
    Rechtsnormen aufzeichnungs- und aubewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten,
    Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem
    Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt.
    Eine abschließende Definition der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen
    Aufzeichnungen und Unterlagen durch die Finanzverwaltung ist im Vorfeld für alle
    Unternehmen nicht möglich, weil die betrieblichen Abläufe, die aufzeichnungs- und
    aubewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie die eingesetzten
    Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme in den Unternehmen zu unterschiedlich
    sind.

    Soweit die Petentin die Vereinbarkeit der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
    mit der Datenschutzgrundverordnung anspricht, gilt Folgendes:

    Das Recht auf Löschung besteht nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer
    rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere handels- und
    steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten. Die personenbezogenen Daten sind daher
    erst zu löschen, wenn die Zwecke, für welche die Daten erhoben wurden, wieder
    weggefallen sind, also keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

    Der Petitionsausschuss verkennt nicht, dass die Pflicht zur E-Mail-Archivierung für
    gerade kleinere Unternehmen einen Aufwand bedeutet. Er sieht aber im Interesse
    eines nachprüfbaren Besteuerungsverfahrens und zur Vermeidung von Missbrauch
    keine Möglichkeit, von den vorgenannten Grundsätzen abzuweichen.

    Angesichts des Dargelegten kann der Petitionsausschuss ein weiteres Tätigwerden
    nicht in Aussicht stellen. Er empfiehlt daher, das Petitionsverfahren abzuschließen,
    weil dem Anliegen nicht entsprochen werden konnte.

    Begründung (PDF)

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