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  • Beschluss des Petitionsausschuss des Deutschen Bundestags

    29-08-17 14:53 Uhr

    Pet 1-17-06-200-036808Behörden und Verwaltungsverfahren
    Der Deutsche Bundestag hat die Petition am 13.03.2014 abschließend beraten und
    beschlossen:
    Das Petitionsverfahren abzuschließen, weil dem Anliegen teilweise entsprochen
    worden ist.
    Begründung
    Mit der Petition wird gefordert, dass E-Mail-Postfächer von Mitarbeitern in Ämtern
    und Behörden auch im Krankheitsfall und bei Urlaub geleert werden müssen.
    Zur Begründung des Anliegens wird im Wesentlichen vorgetragen, Bürgerinnen und
    Bürgern würden Fristversäumnisse und letztlich der Verlust von Ansprüchen drohen,
    wenn ihre elektronische Post nach Eingang in der Behörde wegen unklarer
    Abwesenheits- und Vertretungsregeln nicht bearbeitet werde. Es müsse
    gewährleistet werden, dass bei Abwesenheit von Kollegen und Mitarbeitern nicht nur
    Telefonate entgegengenommen und die Post beantwortet würden, sondern auch
    E-Mails.
    Hinsichtlich der weiteren Einzelheiten zu dem Vorbringen wird auf die eingereichten
    Unterlagen verwiesen.
    Die Eingabe wurde auf der Internetseite des Deutschen Bundestages veröffentlicht.
    Dazu liegen 471 Mitzeichnungen und 89 Diskussionsbeiträge vor. Der
    Petitionsausschuss bittet um Verständnis, dass nicht auf jeden einzelnen
    Gesichtspunkt eingegangen werden kann.
    Der Petitionsausschuss hat der Bundesregierung Gelegenheit gegeben, ihre Ansicht
    zu der Eingabe darzulegen. Das Ergebnis der parlamentarischen Prüfung lässt sich
    unter Einbeziehung der seitens der Bundesregierung angeführten Aspekte wie folgt
    zusammenfassen:
    Der Petitionsausschuss stellt fest, dass elektronische Kommunikation in der
    Bundesverwaltung soweit möglich genutzt werden soll und wird. Es bedarf klarer
    Regelungen für die Arbeitsabläufe.

    Der Ausschuss weist darauf hin, dass die Bundesministerien und das
    Bundeskanzleramt sich daher im Juni 2011 im Ausschuss für Organisationsfragen
    auf „Empfehlungen für den behördenübergreifenden E-Mail-Verkehr" verständigt
    haben. Im Kapitel „Empfang von E-Mails" wird festgelegt, dass jede Behörde die
    Bearbeitung von eingehenden E-Mails auch bei Abwesenheit des adressierten
    Empfängers durch organisatorische oder technische Maßnahmen behördenintern
    sicherzustellen hat. Hierzu sollen verschiedene Vorkehrungen getroffen werden:
    Um auch bei Abwesenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Bearbeitung der
    an sie gerichteten Eingänge sicherzustellen, sollen statt personengebundener
    E-Mail-Adressen organisationsbezogene E-Mail-Postfächer verwendet werden.
    Wenn es keine organisationsbezogenen elektronischen Postfächer gibt, sollen bei
    Abwesenheit des Empfängers entweder die E-Mails automatisch an die Vertreterin
    oder den Vertreter weitergeleitet werden oder der Empfänger seiner Vertretung
    Zugriff auf sein bzw. ihr Postfach einräumen.
    Eine zusätzliche Information an die Einsenderin bzw. den Einsender mittels einer
    automatischen Abwesenheitsbenachrichtigung ist unter Beachtung der
    Sicherheitsinteressen, insbesondere des Schutzes vor Ausspähung interner
    Behördenstruktur, fakultativ. Für die Fälle längerfristiger Abwesenheiten soll eine
    Deaktivierung des personenbezogenen Postfachs geprüft werden.
    Darüber hinaus sollen die Bundesministerien sicherstellen, dass die ihnen
    nachgeordneten Behörden ihren elektronischen Schriftverkehr ebenfalls an diesen
    Empfehlungen ausrichten. Die Empfehlungen sind insoweit an die gesamte
    Bundesverwaltung adressiert.
    Das Petitum zielt auf Ämter und Behörden generell. Bürgerkontakt haben
    insbesondere auch Kommunalbehörden. Eine Aussage zur dortigen Praxis ist dem
    Petitionsausschuss jedoch nicht möglich, da Länder und Kommunen im Hinblick auf
    den föderalen Staatsaufbau die Kommunikation ihrer Ämter und Behörden mit
    Bürgerinnen und Bürgern sowie untereinander eigenverantwortlich organisieren.
    Insoweit besteht keine Zuständigkeit des Petitionsausschusses des Deutschen
    Bundestages.
    Nicht geleerte persönliche Posteingänge in der Verwaltung kann die Einsenderin
    bzw. der Einsender jedoch generell am wirkungsvollsten vermeiden, wenn für die
    dienstliche Kommunikation ausschließlich organisationsbezogene Postfächer genutzt
    werden. Falls unklar ist, welche Einheit innerhalb der Behörde das Anliegen

    bearbeitet, oder deren Adresse unbekannt ist, sollte sich die elektronische Nachricht
    an die elektronische Posteingangsstelle, die allgemeingehaltene E-Mail-Adresse der
    Behörde, richten. Von dort wird sie intern an die zuständige Stelle weitergeleitet.
    Vor diesem Hintergrund hält der Ausschuss die derzeit geltende Rechtslage für
    sachgerecht und vermag sich nicht für eine darüber hinausgehende
    Gesetzesänderung auszusprechen.
    Der Petitionsausschuss empfiehlt daher, das Petitionsverfahren abzuschließen, weil
    dem Anliegen teilweise entsprochen worden ist.

    Begründung (PDF)